E-shop, ktorý je pripravený na napojenie na SAP

Ak má e-shop dobre spolupracovať so SAPom, nestačí ho najskôr vyvinúť a až následne premýšľať, ako ho na SAP napojiť. Integrácia musí byť súčasťou návrhu už od začiatku. Práve vtedy sa rozhoduje o tom, či bude e-shop v budúcnosti stabilný, rozšíriteľný a pripravený na rast, alebo sa z neho stane technicky komplikované riešenie plné manuálnych zásahov a nepresných dát.

V tomto článku sa pozrieme na to, ako postaviť e-shop pripravený na SAP, aké dáta by si mal so SAPom vymieňať, prečo je dôležitý API-first prístup a kedy sa oplatí použiť middleware alebo integračnú vrstvu.

Čo znamená e-shop pripravený na SAP

E-shop pripravený na SAP je také e-commerce riešenie, ktoré nie je navrhnuté ako izolovaný predajný kanál, ale ako prirodzená súčasť firemných procesov. Znamená to, že e-shop vie komunikovať so SAPom, odosielať mu potrebné dáta a zároveň prijímať informácie, ktoré sú dôležité pre predaj, sklad, logistiku, fakturáciu alebo zákaznícku podporu.

Pri firmách, ktoré používajú SAP HANA alebo SAP S/4HANA, bývajú v SAPe uložené kľúčové obchodné dáta. Môže ísť napríklad o produkty, skladové zásoby, individuálne ceny, zákaznícke účty, obchodné podmienky, faktúry alebo objednávkové procesy. E-shop by preto nemal tieto dáta zbytočne duplikovať alebo vytvárať ich vlastnú alternatívnu verziu bez jasných pravidiel synchronizácie.

Správne pripravený e-shop má jasne definované, ktoré dáta sú primárne v SAPe, ktoré v e-shope a ktoré sa medzi systémami pravidelne synchronizujú. Vďaka tomu nevznikajú rozdiely medzi tým, čo vidí zákazník na e-shope, čo eviduje obchodné oddelenie a čo je reálne dostupné v sklade.

E-shop pripravený na SAP by mal byť:

• technicky otvorený na integrácie,
• postavený na stabilnej architektúre,
• schopný komunikovať cez API,
• pripravený na synchronizáciu dát,
• bezpečný a dobre monitorovateľný,
• rozšíriteľný o ďalšie systémy, ako CRM, PIM, WMS, účtovníctvo alebo marketingové nástroje.

Pri vývoji e-shopu napojeného na SAP preto nejde iba o dizajn, používateľské rozhranie a funkcie v košíku. Rovnako dôležité je to, čo sa deje na pozadí: ako sa prenášajú dáta, ako sa spracúvajú objednávky, ako sa riešia chyby a ako jednoducho sa dá riešenie ďalej rozvíjať.

Prečo treba integráciu riešiť už pri návrhu e-shopu

Jednou z najčastejších chýb pri vývoji firemného e-shopu je, že integrácia so SAPom sa začne riešiť až vo chvíli, keď je e-shop takmer hotový. Na prvý pohľad to môže vyzerať logicky: najskôr sa postaví e-shop, potom sa „nejako napojí“ na SAP. V praxi však tento prístup často spôsobuje technické aj procesné problémy.

Ak sa s napojením na SAP nepočíta už pri návrhu, môže mať e-shop nevhodne navrhnutú databázu, nejasný dátový model, chýbajúce API alebo procesy, ktoré nezodpovedajú realite vo firme. Následná integrácia býva drahšia, pomalšia a rizikovejšia.

Pri návrhu e-shopu je potrebné už na začiatku zodpovedať niekoľko dôležitých otázok:

• Ktorý systém je hlavným zdrojom produktových dát?
• Odkiaľ sa budú načítavať ceny a zľavy?
• Kde sa bude overovať skladová dostupnosť?
• Ako sa budú odosielať objednávky do SAPu?
• Ako sa bude riešiť zmena stavu objednávky?
• Ako sa budú spracúvať zákaznícke účty a B2B podmienky?
• Čo sa stane, ak synchronizácia zlyhá?
• Kde sa budú uchovávať logy a história komunikácie?

Tieto otázky ovplyvňujú architektúru celého riešenia. Ak sa vyriešia včas, e-shop sa dá navrhnúť tak, aby bol na SAP prirodzene pripravený. Ak sa odložia na koniec projektu, často vznikajú kompromisy, ktoré znižujú kvalitu riešenia.

Pre firmy s komplexnejšími procesmi je dôležité myslieť aj na budúcnosť. Dnes možno potrebujete napojiť iba produkty, objednávky a sklad. O rok môžete riešiť individuálne B2B cenníky, napojenie na CRM, automatizovanú fakturáciu, pokročilú logistiku alebo zákaznícky portál. Dobre navrhnutý e-shop musí byť pripravený aj na takéto rozšírenia.

Aké dáta musí e-shop so SAPom vymieňať

Pri napojení e-shopu na SAP je kľúčové presne určiť, aké dáta sa budú medzi systémami vymieňať a ktorým smerom budú prúdiť. Nie všetky dáta musia byť obojsmerne synchronizované. Pri každej dátovej oblasti treba vedieť, ktorý systém je primárny zdroj pravdy.

Najčastejšie sa medzi e-shopom a SAPom synchronizujú tieto oblasti:

Produktové dáta

Produkty sú základom každého e-shopu. Pri napojení na SAP sa rieši najmä produktový kód, názov, základné parametre, jednotky, balenia, kategórie, EAN kódy alebo interné identifikátory.

Vo väčších firmách býva vhodné oddeliť technické a obchodné produktové dáta. SAP môže byť primárnym zdrojom interných produktových údajov, zatiaľ čo marketingové texty, fotografie, SEO popisy alebo rozšírené parametre môžu byť spravované v e-shope alebo v samostatnom PIM systéme.

Ceny a zľavy

Pri B2B e-shopoch je oblasť cien často jednou z najkomplexnejších častí integrácie. Rôzni zákazníci môžu mať rôzne cenníky, rabaty, individuálne obchodné podmienky, zľavy podľa objemu alebo špeciálne akcie.

Ak sa ceny spravujú v SAPe, e-shop musí vedieť tieto ceny správne načítať a zobraziť konkrétnemu zákazníkovi. Dôležité je tiež rozhodnúť, či sa ceny budú synchronizovať v pravidelných intervaloch, alebo sa budú v určitých prípadoch overovať online v reálnom čase.

Skladová dostupnosť

Skladová dostupnosť je kritická najmä pri sortimente, ktorý sa rýchlo mení alebo má viacero skladov. E-shop musí vedieť, či je produkt dostupný, v akom množstve, na ktorom sklade a či je možné ho rezervovať.

Pri napojení e-shopu na SAP je potrebné rozlišovať medzi fyzickým stavom skladu, rezervovaným množstvom, dostupnosťou na objednávku a očakávaným naskladnením. Zákazník by mal na e-shope vidieť informáciu, ktorá je obchodne správna a zrozumiteľná.

Zákazníci a obchodné účty

Pri B2B e-shopoch je zákazník často naviazaný na firmu, obchodné podmienky, fakturačné údaje, dodacie adresy, kreditný limit alebo schvaľovací proces. E-shop musí vedieť pracovať nielen s bežným používateľským účtom, ale aj s firemnou štruktúrou zákazníka.

To môže znamenať viacero používateľov pod jednou firmou, rôzne oprávnenia, schvaľovanie objednávok, individuálne ceny alebo napojenie na obchodného zástupcu.

Objednávky

Objednávky sú jedným z najdôležitejších dátových tokov medzi e-shopom a SAPom. Po vytvorení objednávky v e-shope je potrebné odoslať ju do SAPu v správnej štruktúre, s kompletnými údajmi o zákazníkovi, produktoch, cenách, doprave, platbe a fakturačných údajoch.

Dôležité je tiež riešiť spätnú komunikáciu. E-shop by mal vedieť zákazníkovi zobraziť stav objednávky, informáciu o expedícii, prípadne číslo faktúry alebo dodacieho listu.

Faktúry, dobropisy a dokumenty

Vo viacerých projektoch je súčasťou integrácie aj zobrazovanie faktúr, dobropisov, dodacích listov alebo iných dokumentov v zákazníckej zóne. Pri B2B zákazníkoch môže byť táto funkcionalita veľmi dôležitá, pretože e-shop potom neslúži iba na objednávanie, ale aj ako samoobslužný portál.

Stavy objednávok a logistika

Zákazník očakáva, že bude vedieť, čo sa s jeho objednávkou deje. Preto je vhodné synchronizovať stavy objednávok, informácie o expedícii, sledovacie čísla zásielok alebo údaje o dostupnosti tovaru na odber.

Ak tieto dáta prúdia zo SAPu alebo naviazaných logistických systémov späť do e-shopu, zákaznícka podpora nemusí manuálne odpovedať na otázky, ktoré si zákazník vie pozrieť sám.

Ako má vyzerať správna architektúra e-shopu

Správna architektúra e-shopu napojeného na SAP musí byť stabilná, bezpečná a rozšíriteľná. Nemala by byť postavená iba na tom, aby splnila aktuálne zadanie. Mala by počítať aj s tým, že firma bude rásť, procesy sa budú meniť a časom pribudnú ďalšie systémy.

Základom je oddeliť jednotlivé vrstvy riešenia. E-shop by mal mať jasne definovanú prezentačnú vrstvu, aplikačnú logiku, dátovú vrstvu a integračnú vrstvu. Vďaka tomu je možné riešenie jednoduchšie udržiavať a rozvíjať.

V praxi môže správna architektúra vyzerať tak, že frontend e-shopu rieši používateľský zážitok, administrácia spravuje obsah a obchodné nastavenia, backend zabezpečuje logiku e-shopu a integračná vrstva komunikuje so SAPom a ďalšími systémami.

Dôležité je, aby e-shop nebol závislý od jedného monolitického napojenia, ktoré sa ťažko mení. Ak sa neskôr zmení spôsob komunikácie so SAPom, pribudne nový skladový systém alebo sa firma rozhodne pre samostatný PIM, architektúra by mala umožniť takéto zmeny bez nutnosti prerobiť celý e-shop.

Pri architektúre e-shopu pripraveného na SAP treba myslieť najmä na:

• jasný dátový model,
• kvalitnú API vrstvu,
• oddelenie frontendovej a backendovej logiky,
• bezpečné spracovanie objednávok,
• logovanie komunikácie medzi systémami,
• monitoring chýb,
• možnosť opakovania zlyhaných požiadaviek,
• pripravenosť na budúce rozšírenia.

Veľmi dôležitá je aj výkonnosť. E-shop by nemal byť pomalý len preto, že pri každom zobrazení produktu čaká na odpoveď zo SAPu. Pri niektorých dátach je vhodná pravidelná synchronizácia, pri iných online overenie. Správny návrh musí zohľadniť obchodnú dôležitosť dát aj technické limity systémov.

Prečo je dôležitý API-first prístup

API-first prístup znamená, že e-shop je od začiatku navrhnutý tak, aby vedel komunikovať s inými systémami cez jasne definované rozhrania. Pri e-shope napojenom na SAP je to jeden z najdôležitejších princípov.

Ak má e-shop kvalitné API, jednoduchšie sa napája na SAP, CRM, PIM, WMS, účtovníctvo, dopravcov, platobné brány alebo marketingové nástroje. Zároveň sa znižuje riziko, že každá nová integrácia bude znamenať zásah priamo do jadra e-shopu.

API-first e-shop má veľkú výhodu aj pri ďalšom rozvoji. Ak sa firma rozhodne vytvoriť mobilnú aplikáciu, zákaznícky portál, predajný nástroj pre obchodných zástupcov alebo interný objednávkový systém, nemusí začínať od nuly. Môže využiť existujúce rozhrania a napojiť na ne nové používateľské rozhrania.

Pri integrácii so SAPom API-first prístup pomáha najmä v týchto oblastiach:

Objednávky sa dajú odosielať v presne definovanej štruktúre.
Produkty a ceny sa dajú synchronizovať kontrolovaným spôsobom.
Skladová dostupnosť sa dá aktualizovať podľa pravidiel.
Chyby v komunikácii sa dajú lepšie identifikovať a opraviť.
Nové systémy sa dajú dopojiť bez zásadného prepisovania e-shopu.

Dôležité je, aby API nebolo vytvorené náhodne až vtedy, keď vznikne potreba integrácie. Malo by byť prirodzenou súčasťou architektúry e-shopu. Dobre navrhnuté API má dokumentáciu, bezpečnostné pravidlá, verziovanie, kontrolu prístupov a jasne definované dátové štruktúry.

Najčastejšie chyby pri napojení e-shopu na SAP

Napojenie e-shopu na SAP môže priniesť firme veľkú efektivitu, ale iba vtedy, ak je navrhnuté správne. V praxi sa často opakujú chyby, ktoré celý projekt zbytočne predražujú alebo komplikujú.

Integrácia sa rieši príliš neskoro

Ak sa SAP začne riešiť až po dokončení e-shopu, často sa ukáže, že niektoré procesy nie sú navrhnuté správne. E-shop nemusí mať pripravený dátový model, API alebo spôsob spracovania chýb. Výsledkom sú dodatočné úpravy a kompromisy.

Nie je jasné, ktorý systém je zdrojom pravdy

Pri každom type dát musí byť jasné, kde vznikajú a kde sa upravujú. Ak sa produktové dáta menia v SAPe aj v e-shope bez pravidiel, rýchlo vznikne chaos. To isté platí pre ceny, skladové zásoby, zákazníkov alebo objednávky.

E-shop zbytočne duplikuje dáta

Niektoré dáta je vhodné mať v e-shope uložené, iné by sa mali iba načítavať alebo pravidelne synchronizovať. Ak e-shop bez systému kopíruje veľké množstvo dát zo SAPu, môže vzniknúť problém s ich aktuálnosťou.

Chýba monitoring a logovanie

Pri integrácii nestačí, aby systémy spolu komunikovali. Rovnako dôležité je vedieť, čo sa stalo, keď komunikácia zlyhala. Bez logov a monitoringu je hľadanie chyby pomalé a náročné.

Nie sú vyriešené zlyhané objednávky

Objednávka je obchodne kritická udalosť. Ak sa nepodarí odoslať ju do SAPu, systém musí vedieť, čo má robiť. Mal by existovať retry mechanizmus, upozornenie pre administrátora a jasný stav objednávky.

E-shop je príliš závislý od online komunikácie so SAPom

Nie všetky dáta je vhodné načítavať zo SAPu v reálnom čase. Ak e-shop pri každom zobrazení produktu čaká na SAP, môže to zhoršiť rýchlosť webu aj používateľský zážitok. Pri návrhu treba rozlišovať, ktoré dáta potrebujú okamžité overenie a ktoré stačí synchronizovať v intervaloch.

Chýba príprava na budúci rast

E-shop, ktorý dnes rieši iba základné napojenie na SAP, môže o pár rokov potrebovať B2B portál, mobilnú aplikáciu, PIM, WMS, CRM alebo automatizované reportingy. Ak architektúra nie je pripravená na rozširovanie, každá ďalšia požiadavka bude komplikovaná.

Ako vie SmartBase pomôcť s vývojom e-shopu pripraveného na SAP

V SmartBase sa na e-shop nepozeráme iba ako na predajnú stránku. Vnímame ho ako súčasť firemných procesov, ktorá musí spolupracovať s internými systémami, dátami a obchodnou realitou klienta.

Pri návrhu e-shopu pripraveného na SAP pomáhame firmám už vo fáze analýzy. Spoločne identifikujeme, aké dáta má e-shop so SAPom vymieňať, ktoré procesy je potrebné automatizovať, kde vznikajú objednávky, ako sa riešia ceny, skladové zásoby, zákaznícke účty alebo fakturácia.

Naším cieľom je navrhnúť riešenie tak, aby bolo prehľadné, stabilné a pripravené na budúci rast. Pri vývoji myslíme na kvalitnú architektúru, API-first prístup, bezpečnosť, monitoring, správu dát a jednoduchú rozšíriteľnosť.

SmartBase vie pomôcť najmä s týmito oblasťami:

• návrh architektúry e-shopu pripraveného na SAP,
• analýza dátových tokov medzi e-shopom a SAPom,
• vývoj e-shopu na mieru,
• návrh API a integračnej vrstvy,
• napojenie na ERP, CRM, PIM, WMS alebo ďalšie systémy,
• automatizácia objednávkových a skladových procesov,
• vývoj B2B zákazníckych portálov,
• modernizácia existujúceho e-shopu,
• optimalizácia výkonu a používateľského zážitku.

Výhodou riešenia na mieru je, že e-shop sa neprispôsobuje obmedzeniam hotovej šablóny. Naopak, navrhuje sa podľa toho, ako firma reálne funguje. To je pri napojení na SAP mimoriadne dôležité, pretože každá firma má vlastné procesy, dátové štruktúry a obchodné pravidlá.

Dobre postavený e-shop napojený na SAP dokáže znížiť množstvo manuálnej práce, zrýchliť spracovanie objednávok, zlepšiť presnosť dát a poskytnúť zákazníkom lepší nákupný zážitok. Zároveň vytvára pevný základ pre ďalší rozvoj digitálneho predaja.

Záver

Ak firma používa SAP, SAP HANA alebo SAP S/4HANA, e-shop by nemal byť samostatným ostrovom mimo firemných procesov. Mal by byť navrhnutý tak, aby vedel spoľahlivo komunikovať so SAPom a ďalšími systémami, pracovať s aktuálnymi dátami a podporovať obchodný rast.

Najdôležitejšie je myslieť na integráciu už pri návrhu e-shopu. Včasné rozhodnutia o architektúre, dátach, API, middleware a synchronizácii môžu výrazne ovplyvniť úspech celého projektu.

Plánujete nový e-shop alebo modernizáciu existujúceho riešenia a potrebujete, aby spoľahlivo spolupracoval so SAPom? V SmartBase navrhujeme e-commerce riešenia tak, aby neboli izolovaným predajným kanálom, ale prirodzenou súčasťou vašich firemných procesov.